Education/Training

Phó Giám đốc vận hành

Director

Khách hàng của H&HIS là một công ty trong lĩnh vực giáo dục. Hiện tại, khách hàng của chúng tôi đang tìm kiếm một ứng viên cho vị trí Phó giám đốc vận hành chi nhánh với các trách nhiệm sau:

Vai trò và Phạm vi trách nhiệm

– Vai trò: Tham mưu, tư vấn cho Ban Lãnh đạo Công ty, Giám đốc chi nhánh trong việc triển khai xây dựng chiến lược, mục tiêu, kế hoạch hoạt động và tổ chức triển khai, giám sát vận hành, bao gồm và không giới hạn bởi các hoạt động liên quan đến các lĩnh vực: Điều hành kế hoạch hoạt động, tổng hợp, Hành chính nhân sự, Tổ chức thi và Kiểm soát nội bộ tại Chi nhánh Hồ Chí Minh.
– Phạm vi trách nhiệm: Điều hành, quản lý nhân sự, triển khai công việc khối Nội chính của Chi nhánh Hồ Chí Minh.

Mô tả chi tiết công việc

1. Xây dựng chiến lược – 15%

– Tham mưu cho Ban Lãnh đạo Công ty, Giám đốc Chi nhánh các giải pháp chiến lược nhằm tăng hiệu quả hoạt động, bao gồm và không giới hạn trong các lĩnh vực Điều hành kế hoạch hoạt động, tổng hợp, Hành chính nhân sự, IT, Tổ chức thi và Kiểm soát nội bộ tại Chi nhánh Hồ Chí Minh.

2. Điều hành chung các công việc nội chính và kế hoạch của Chi nhánh – 20%

– Thực hiện vai trò điều hành chung các hoạt động vận hành khối Nội chính Chi nhánh, bao gồm, không giới hạn trong các lĩnh vực Điều hành kế hoạch hoạt động, tổng hợp, Hành chính nhân sự, IT, Tổ chức thi và Kiểm soát nội bộ tại Chi nhánh Hồ Chí Minh.
– Chủ trì thực hiện xây dựng, tổ chức triển khai, giám sát, quản lý mục tiêu BSC- KPI hàng năm của Chi nhánh theo mục tiêu chiến lược Công ty và đánh giá hiệu suất, đề xuất cải tiến để nâng cao hiệu suất công việc tại Chi nhánh đảm bảo Chi nhánh hoàn thành chỉ tiêu, kế hoạch công việc được giao một cách hiệu quả về kết quả và ngân sách hoạt động.
– Xây dựng Kế hoạch hành động theo tháng/quý/năm của Chi nhánh nhằm đảm bảo hoàn thành mục tiêu chiến lược của Công ty.
– Tổ chức hướng dẫn, triển khai việc xây dựng, thẩm định KHHĐ năm/tháng của các phòng ban, đảm bảo sự phù hợp với KHHĐ của Công ty, Chi nhánh và hoàn thành các mục tiêu của đơn vị.
– Điều hành, tổ chức việc tổng hợp các báo cáo thực hiện KHHĐ năm/tháng của các phòng ban; đốc thúc các công việc theo đúng deadline và kế hoạch đề ra.
– Báo cáo Ban Lãnh đạo Công ty về tình hình thực hiện kế hoạch của Chi nhánh định kỳ và đột xuất khi được yêu cầu.

3. Điều hành hoạt động hành chính, nhân sự – 30%

– Chủ trì và đề xuất cơ cấu tổ chức, CNNV, hệ thống MTCV, khung năng lực, định biên nhân sự, … của Chi nhánh nhằm đáp ứng nhu cầu thực tế và nhu cầu mở rộng phát triển kinh doanh của Chi nhánh.
– Quản lý, giám sát việc thực hiện quy trình, quy định, chính sách hành chính nhân sự:
+ Thẩm định, định hướng xây dựng các quy trình, quy định về hành chính nhân sự đảm bảo vận hành hệ thống phù hợp với mục tiêu, chiến lược, kế hoạch của Công ty.
+ Giám sát việc thực hiện hệ thống, quy trình, quy định hành chính nhân sự theo đúng quy định của Công ty.
– Chủ trì phát triển văn hóa doanh nghiệp tại Chi nhánh:
+ Định hướng, xây dựng và chủ trì triển khai các kế hoạch phát triển văn hóa doanh nghiệp, gắn kết nhân sự, sinh hoạt tập thể…
+ Chủ trì các chương trình truyền thông nội bộ về văn hóa doanh nghiệp, truyền thông chủ trương, chính sách của Công ty…, đảm bảo truyền thông đúng, đủ, CBNV hiểu rõ và tạo động lực làm việc và đóng góp cho Công ty.
– Giám sát việc quản lý mục tiêu, kế hoạch của công tác hành chính, nhân sự, công nghệ thông tin đúng kế hoạch, mục tiêu của Chi nhánh:
+ Giám sát việc quản lý, thực hiện kế hoạch, tiến độ thực hiện công việc của công tác nhân sự từ tuyển dụng, đào tạo, tiền lương và quản lý lao động.
+ Giám sát việc quản lý, thực hiện kế hoạch, tiến độ thực hiện công việc của công tác hành chính: Văn thư, lễ tân, hành chính quản trị, quản lý tài sản, mua sắm trang thiết bị, nhập khẩu hàng hóa, quản lý cơ sở vật chất và sửa chữa văn phòng, quản lý kho hành chính.
+ Giám sát việc quản lý, thực hiện kế hoạch, tiến độ thực hiện của hoạt động công nghệ thông tin: Quản trị hệ thống, hỗ trợ người dùng, hỗ trợ kỹ thuật trong quá trình thi, đào tạo, huấn luyện giám thị IT part time.
– Đánh giá kết quả thực hiện, hiệu quả hoạt động hành chính nhân sự tại Chi nhánh: Chịu trách nhiệm đánh giá hiệu quả, hiệu suất và kết quả của hoạt động hành chính nhân sự tại Chi nhánh, đồng thời có các đề xuất, giải pháp cải tiến phù hợp với mục tiêu, quy định của Công ty nhằm nâng cao hiệu quả của công tác hành chính nhân sự.

4. Điều hành, quản lý hoạt động tổ chức định kỳ – 20%

– Quản lý vận hành hoạt động TCT của CN đạt hiệu quả cao, đảm bảo chất lượng và yêu cầu bảo mật.
– Quản lý, giám sát hệ thống quy chuẩn, quy định, quy trình và hướng dẫn tổ chức thi:
+ Giám sát việc đào tạo, phổ biến và kiểm tra, giám sát việc tuân thủ các quy chuẩn, quy định, quy trình và hướng dẫn tổ chức thi của Công ty tại Chi nhánh.
+ Tổ chức rà soát và cải tiến, bổ sung, điều chỉnh, sửa đổi hệ quy chuẩn, quy định, quy trình và hướng dẫn tổ chức/vận hành của các bài thi cho phù hợp với quy định của đối tác/đơn vị chủ quản bài thi, phù hợp với thực tế, đảm bảo quy định của Công ty.
– Giám sát việc quản lý hệ thống test site, cơ sở vật chất, công cụ dụng cụ tổ chức thi:
+ Giám sát việc quản lý, tổ chức khảo sát, set-up, điều chỉnh hoặc sửa chữa/bảo dưỡng, duy trì chất lượng cơ sở vật chất của các test site, phòng thi, trang bị công cụ dụng cụ tổ chức thi đáp ứng đúng quy chuẩn, quy định tổ chức thi và tối ưu được công suất, hiệu suất phục vụ thi.
– Đánh giá kết quả thực hiện, hiệu quả của hoạt động tổ chức thi tại Chi nhánh: đánh giá hiệu quả hoạt động tổ chức thi tại Chi nhánh, đồng thời có các đề xuất, giải pháp cải tiến phù hợp với mục tiêu, quy định của Công ty nhằm nâng cao số lượng và chất lượng tổ chức các bài thi cho khách hàng.

5. Điều hành, quản lý hoạt động kiểm soát nội bộ – thanh tra – 10%

– Điều hành hoạt động kiểm soát nội bộ: đảm bảo tính tuân thủ trong việc thực hiện quy trình công việc, các quy chế/quy định nội bộ tại Chi nhánh.
– Giám sát hoạt động thanh tra: kiểm soát hoạt động thanh tra các hành vi vi phạm liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh/vận hành của Chi nhánh.
– Giám sát hoạt động quản trị rủi ro: nhận diện rủi ro và có các giải pháp khắc phục tại Chi nhánh.
– Giám sát hoạt động kiểm soát tài liệu của Chi nhánh theo đặc thù:
+ Thẩm định hệ thống tài liệu, ban hành phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh tại Chi nhánh theo từng thời kỳ.
+ Giám sát việc xây dựng, ban hành tài liệu tại Chi nhánh theo đúng chủ trương, định hướng của Công ty.
– Giám sát hoạt động đào tạo, phát triển nguồn nhân lực hỗ trợ hoạt động tổ chức.
– Đánh giá kết quả thực hiện, hiệu quả của hoạt động kiểm soát nội bộ, thanh tra tại Chi nhánh, đồng thời có các giải pháp cải tiến vận hành phù hợp mục tiêu, định hướng phát triển của Công ty và Chi nhánh trong từng giai đoạn cụ thể.

6. Công việc khác – 5%

– Quảng bá và giới thiệu về các sản phẩm và dịch vụ của Công ty mọi lúc và mọi nơi phù hợp.
– Báo cáo công việc chung của Chi nhánh, báo cáo kế hoạch định kỳ và đột xuất theo yêu cầu của Ban Lãnh đạo Công ty.
– Thực hiện các công việc khác theo phân công của Ban Lãnh đạo Công ty.

Yêu cầu

– Tốt nghiệp Đại học trở lên;
– Có ít nhất 02 năm kinh nghiệm tại vị trí tương đương;
– Có kinh nghiệm quản lý vận hành trong các công ty dịch vụ.
– BSC-KPI;
– Quản trị nhân sự: Phát triển cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ phòng ban, Mô tả công việc các vị trí, khung năng lực….
– Xây dựng, quản lý, triển khai chiến lược, kế hoạch công việc;
– Triển khai, vận hành, đánh giá kết quả công việc, kết quả KPIs;
– Xây dựng, phát triển phần mềm quản lý công việc.

Phẩm chất
– Giao tiếp khéo léo, linh hoạt;
– Nhiệt tình;
– Tư duy cải tiến;
– Tư duy hệ thống;
– Thích ứng với sự thay đổi;
– Khả năng làm việc dưới áp lực cao.

Mọi thông tin liên hệ qua
Email: headhunter@hinternationalstrategy.com
Telegram/Zalo/Viber/Whatsapp/Line: 0796562078

H&HIS